GDPR și securitatea datelor în utilizarea imprimantelor de ultimă generație
În cadrul multor companii, aproape fiecare proces de lucru este legat într-un fel sau altul de echipamentele office. Prin prisma regulamentului GDPR, imprimantele de ultimă generație, mereu conectate la cloud și accesate cu ușurință de la distanță de orice angajat, pot aduce organizațiilor o serie de riscuri serioase.
Documentele tipărite sunt fundamentale pentru activitatea zilnică, însă imprimantele nu fac parte întotdeauna din strategia de securitate cibernetică, deși se găsesc în fiecare birou. Ei bine, aceste dispozitive aparent inofensive pot contribui la încălcarea securității sau a confidențialității. Află cum pot fi ele o amenințare pentru companii și de ce este important să fie utilizate în mod corespunzător:
Ce este GDPR
General Data Protection Regulation (GDPR) sau Regulamentul General privind Protecția Datelor reprezintă modul prin care Uniunea Europeană protejează datele cu caracter personal și precizează clar cum pot fi prelucrate acestea. Regulamentul a intrat în vigoare începând cu 25 mai 2018 și se aplică tuturor companiilor și persoanelor împuternicite, responsabile de prelucrarea informațiilor personale în numele unui operator de date.
GDPR a fost conceput pentru a motiva organizațiile să implementeze măsuri eficiente de securitate ca răspuns la amenințările unui mediu tehnologic aflat într-o continuă schimbare.
Care sunt principiile GDPR
Potrivit GDPR, organizațiile trebuie să definească o politică de confidențialitate clară și transparentă, să colecteze și să stocheze doar datele absolut necesare și să aibă un scop bine determinat pentru colectarea datelor cu caracter personal. De asemenea, companiile au obligația de a stoca informațiile prin mijloace sigure și de a corecta datele incorecte.
Regulamentul european subliniază câteva principii cheie referitoare la protecția datelor care cuprind numeroasele sale cerințe:
De ce imprimantele reprezintă un risc
Majoritatea echipamentelor tehnologice au evoluat semnificativ în ultimii ani, iar imprimantele nu fac notă discordantă. În prezent, se folosesc aparate multifuncționale, dispozitive inteligente care îndeplinesc sarcini sofisticate ce depășesc simpla tipărire a unui document.
Imprimantele de ultimă generație captează, direcționează și stochează informații diverse, poate chiar sensibile. Datele pot fi redirecționate sau interceptate, lucru care creează un punct slab în strategia de securitate. În general, companiile tind să se concentreze pe protecția serverelor și a calculatoarelor, însă orice fel de date care se trimit între dispozitive, inclusiv imprimante, sunt vulnerabile la atacuri cibernetice.
Ca orice alt device conectat, imprimantele pot fi vizate de către hackeri, așa că este necesară includerea acestora în planurile de securitate pentru a putea respecta GDPR. Dispozitivele neprotejate expun semnificativ afacerea, doar că unele firme pur și simplu nici nu știu că informațiile sunt transmise deseori necriptate prin rețea atunci când se imprimă documentele.
Posibile încălcări ale GDPR prin intermediul imprimantelor
Pe măsură ce amenințările de securitate sunt tot mai mari, nevoia unui mediu securizat al tipăririi documentelor este în creștere. Iată ce soluții pot fi abordate pentru evitarea breșelor de securitate și respectarea GDPR:
Implementarea unui sistem de control al accesului
Este important ca dispozitivele din cadrul unei companii să fie protejate împotriva utilizării neautorizate pentru a reduce riscul unei încălcări a protecției datelor. Imprimantele de ultimă generație oferă posibilitatea stabilirii unui cod personal pentru fiecare angajat în parte pentru a beneficia de acces la device. De altfel, acest lucru poate contribui și la memorarea setărilor de imprimare preferate pentru facilitarea procesului de tipărire.
Multifuncționalele Ricoh din portofoliul Roel sunt echipate cu un sistem de autentificare modern, prin card swipe-and-go, care elimină necesitatea memorării textelor de login și a parolelor. Cu această soluție flexibilă, companiile pot controla accesul la dispozitive, obținând totodată un echilibru corespunzător între confortul utilizatorilor și securitate.
Criptarea datelor înainte de imprimare
Datele care ajung în imprimantă circulă printr-o rețea de computere conectate. În timp ce informațiile originale sunt protejate de sistemul sursă, în momentul tipăririi acesteia, pot fi ușor de interceptat și de înțeles dacă nu sunt criptate. Așadar, înainte de imprimare, se recomandă criptarea pentru a proteja corespunzător datele pe măsură ce se deplasează prin terminale, cabluri și alte puncte din rețea.
Actualizarea constantă a software-ului imprimantei
Ca și alte dispozitive, imprimantele trebuie actualizate în mod regulat. Unele produse au un firmware care le ajută să funcționeze, în timp ce altele pot include și soft antivirus sau malware. Deoarece actualizările conțin elemente noi, imprimantele sunt mai puțin vulnerabile.
Elaborarea unui sistem de management al documentelor
O bună modalitate de securitate a datelor o reprezintă și managementul documentelor. Este important să se monitorizeze cine și ce documente imprimă, iar mai departe să se asigure că informațiile sensibile nu ajung pe mâini greșite.
Imprimarea contractuală
O strategie precară de imprimare poate pune în pericol securitatea datelor cu caracter personal. Pentru evitarea scurgerilor de informații și reducerea riscurilor de securitate, este indicată imprimarea contractuală. Roel oferă soluții de imprimare securizate pentru clienții săi, așa cum este, de exemplu, autentificarea utilizatorilor prin Ricoh Smart Integration.
Cum te poate ajuta Roel? Specializată în soluții, servicii și echipamente de printing și cu o rețea proprie de service cu acoperire națională, compania noastră își concentrează atenția asupra securității și protejării datelor fără a pune o povară suplimentară asupra echipei tale. Imprimantele noastre au standarde înalte de securitate pe care poți conta și care te ajută să ții pasul cu așteptările privind conformitatea industriei și a directivelor GDPR.
Documentele tipărite sunt fundamentale pentru activitatea zilnică, însă imprimantele nu fac parte întotdeauna din strategia de securitate cibernetică, deși se găsesc în fiecare birou. Ei bine, aceste dispozitive aparent inofensive pot contribui la încălcarea securității sau a confidențialității. Află cum pot fi ele o amenințare pentru companii și de ce este important să fie utilizate în mod corespunzător:
Ce este GDPR
General Data Protection Regulation (GDPR) sau Regulamentul General privind Protecția Datelor reprezintă modul prin care Uniunea Europeană protejează datele cu caracter personal și precizează clar cum pot fi prelucrate acestea. Regulamentul a intrat în vigoare începând cu 25 mai 2018 și se aplică tuturor companiilor și persoanelor împuternicite, responsabile de prelucrarea informațiilor personale în numele unui operator de date.
GDPR a fost conceput pentru a motiva organizațiile să implementeze măsuri eficiente de securitate ca răspuns la amenințările unui mediu tehnologic aflat într-o continuă schimbare.
Care sunt principiile GDPR
Potrivit GDPR, organizațiile trebuie să definească o politică de confidențialitate clară și transparentă, să colecteze și să stocheze doar datele absolut necesare și să aibă un scop bine determinat pentru colectarea datelor cu caracter personal. De asemenea, companiile au obligația de a stoca informațiile prin mijloace sigure și de a corecta datele incorecte.
Regulamentul european subliniază câteva principii cheie referitoare la protecția datelor care cuprind numeroasele sale cerințe:
- legalitate, echitate și transparență;
- limitarea scopurilor de utilizare a datelor personale;
- minimizarea datelor;
- acuratețe;
- limitarea stocării cantităților de date personale;
- integritate și confidențialitate;
- responsabilitate.
De ce imprimantele reprezintă un risc
Majoritatea echipamentelor tehnologice au evoluat semnificativ în ultimii ani, iar imprimantele nu fac notă discordantă. În prezent, se folosesc aparate multifuncționale, dispozitive inteligente care îndeplinesc sarcini sofisticate ce depășesc simpla tipărire a unui document.
Imprimantele de ultimă generație captează, direcționează și stochează informații diverse, poate chiar sensibile. Datele pot fi redirecționate sau interceptate, lucru care creează un punct slab în strategia de securitate. În general, companiile tind să se concentreze pe protecția serverelor și a calculatoarelor, însă orice fel de date care se trimit între dispozitive, inclusiv imprimante, sunt vulnerabile la atacuri cibernetice.
Ca orice alt device conectat, imprimantele pot fi vizate de către hackeri, așa că este necesară includerea acestora în planurile de securitate pentru a putea respecta GDPR. Dispozitivele neprotejate expun semnificativ afacerea, doar că unele firme pur și simplu nici nu știu că informațiile sunt transmise deseori necriptate prin rețea atunci când se imprimă documentele.
Posibile încălcări ale GDPR prin intermediul imprimantelor
- date necriptate, vulnerabile la interceptare;
- furtul datelor cu caracter personal;
- servere de imprimante depășite ale căror caracteristici de securitate nu se ridică la standardele industriei;
- acces neautorizat la informațiile de pe documentele tipărite;
- modificări de configurare neautorizate;
- manipularea greșită a documentelor tipărite sau eliminarea neglijentă a imprimantelor la sfârșitul perioadei de leasing;
- dezvăluirea datelor imprimate către terțe persoane, transmiterea documentelor prin e-mail/fax către alți destinatari decât cei intenționați;
- amestecarea documentelor tipărite aparținând unor utilizatori diferiți:
- eroarea umană, prin lăsarea unor documente sensibile/confidențiale în imprimantă care, de exemplu, ar putea însemna o încălcare a GDPR.
Pe măsură ce amenințările de securitate sunt tot mai mari, nevoia unui mediu securizat al tipăririi documentelor este în creștere. Iată ce soluții pot fi abordate pentru evitarea breșelor de securitate și respectarea GDPR:
Implementarea unui sistem de control al accesului
Este important ca dispozitivele din cadrul unei companii să fie protejate împotriva utilizării neautorizate pentru a reduce riscul unei încălcări a protecției datelor. Imprimantele de ultimă generație oferă posibilitatea stabilirii unui cod personal pentru fiecare angajat în parte pentru a beneficia de acces la device. De altfel, acest lucru poate contribui și la memorarea setărilor de imprimare preferate pentru facilitarea procesului de tipărire.
Multifuncționalele Ricoh din portofoliul Roel sunt echipate cu un sistem de autentificare modern, prin card swipe-and-go, care elimină necesitatea memorării textelor de login și a parolelor. Cu această soluție flexibilă, companiile pot controla accesul la dispozitive, obținând totodată un echilibru corespunzător între confortul utilizatorilor și securitate.
Criptarea datelor înainte de imprimare
Datele care ajung în imprimantă circulă printr-o rețea de computere conectate. În timp ce informațiile originale sunt protejate de sistemul sursă, în momentul tipăririi acesteia, pot fi ușor de interceptat și de înțeles dacă nu sunt criptate. Așadar, înainte de imprimare, se recomandă criptarea pentru a proteja corespunzător datele pe măsură ce se deplasează prin terminale, cabluri și alte puncte din rețea.
Actualizarea constantă a software-ului imprimantei
Ca și alte dispozitive, imprimantele trebuie actualizate în mod regulat. Unele produse au un firmware care le ajută să funcționeze, în timp ce altele pot include și soft antivirus sau malware. Deoarece actualizările conțin elemente noi, imprimantele sunt mai puțin vulnerabile.
Elaborarea unui sistem de management al documentelor
O bună modalitate de securitate a datelor o reprezintă și managementul documentelor. Este important să se monitorizeze cine și ce documente imprimă, iar mai departe să se asigure că informațiile sensibile nu ajung pe mâini greșite.
Imprimarea contractuală
O strategie precară de imprimare poate pune în pericol securitatea datelor cu caracter personal. Pentru evitarea scurgerilor de informații și reducerea riscurilor de securitate, este indicată imprimarea contractuală. Roel oferă soluții de imprimare securizate pentru clienții săi, așa cum este, de exemplu, autentificarea utilizatorilor prin Ricoh Smart Integration.
Cum te poate ajuta Roel? Specializată în soluții, servicii și echipamente de printing și cu o rețea proprie de service cu acoperire națională, compania noastră își concentrează atenția asupra securității și protejării datelor fără a pune o povară suplimentară asupra echipei tale. Imprimantele noastre au standarde înalte de securitate pe care poți conta și care te ajută să ții pasul cu așteptările privind conformitatea industriei și a directivelor GDPR.
