Organizarea unui eveniment de afaceri, a unei reuniuni din zona publică sau privată reprezintă un proiect complex, a cărui reușită depinde de mai mulți factori, dintre care rigoarea planificării și profesionalismul oamenilor implicați reprezintă cele mai importante condiții pentru succes.
Vă prezentăm în continuare ce presupune o asemenea mobilizare de resurse, ca să realizați complet și eficient planul de organizare a unui eveniment.
Ce conține un plan de eveniment
Realizarea în bune condiții a unui eveniment se bazează pe un plan bine întocmit, care cuprinde:
Stabilirea obiectivului de eveniment
În primul rând trebuie determinat care este obiectivul evenimentului, și anume ce se dorește prin organizarea lui: prezentarea unui nou produs sau serviciu, aniversarea activității, celebrarea unor momente importante din viața unor oameni, marcarea unor sărbători ș.a.
Stabilirea tematicii evenimentului
După stabilirea obiectivului, este necesară determinarea formatului de eveniment (conferință, cocktail, gala dinner, simpozion, eveniment privat ș.a.) și a tematicii pe care o va avea reuniunea: dacă va fi un eveniment formal sau informal, ce denumire va avea și care vor fi caracteristicile definitorii (decor, dresscode, costume, artiști ș.a.).
Pentru a sublinia tema aleasă se poate face o comandă de imprimare tricouri cu logo, nume, slogan, grafică etc. Astfel organizatorii realizează personalizarea evenimentului pe produse textile: tricouri, echipamente sportive, șepci, mape, genți.
Programarea evenimentului (dată, oră, locație)
O etapă importantă în planul de eveniment este programarea efectivă, ce constă în alegerea datei, a orei de începere și a locației unde se va desfășura reuniunea. Aceste detalii trebuie stabilite foarte atent, ca să corespundă obiectivului stabilit și să fie anunțate în timp util, pentru a fi inserate în agendele invitaților.
Realizarea listei de invitați
Pe baza obiectivului se realizează lista cu persoanele ce urmează să fie invitate la eveniment. Aceasta trebuie să fie întocmită în format electronic și să conțină toate detaliile necesare: numele întreg al invitatului, compania, funcția, date de contact, informații despre disponibilitatea de a participa la reuniune.
Din cauza numărului mare de înregistrări, este nevoie ca managementul documentelor să fie riguros, iar actualizările să fie făcute în timp real, ca să se știe în orice moment numărul participanților confirmați.
Întocmirea programului de eveniment
Este necesară realizarea unui desfășurător de eveniment, pe ore și minute, care să conțină detalii despre derularea acțiunilor, de la primirea oaspeților, numele speakerilor și al performerilor, programarea pauzelor și a meselor, până la finalul reuniunii.
Acest program trebuie să fie transmis invitaților la eveniment cu destulă vreme înainte, iar dacă nu sunt confirmați toți vorbitorii, se va specifica acest lucru prin mențiunea TBC (to be confirmed).
Transmiterea invitațiilor
După stabilirea programului de eveniment se realizează grafica pentru invitații și acestea sunt trimise conform listei, cu solicitarea de răspuns la o dată care să permită centralizarea informațiilor și estimarea numărului efectiv de participanți.
Determinarea resurselor necesare pentru eveniment
Pe baza desfășurătorului se definitivează lista cu produsele și serviciile necesare pentru buna derulare a reuniunii: concierge, tehnic, IT, catering, decoruri, hostess, audio-video ș.a. Astfel organizatorii vor cunoaște exact necesarul de resurse și vor estima cheltuielile, pentru a se încadra în bugetul evenimentului.
Contractarea furnizorilor de servicii
Se vor solicita oferte de la mai mulți furnizori de produse și servicii și vor fi alese cele mai bune soluții și echipamente de printing, cele mai performante echipamente de comunicații audio/video și cele mai potrivite variante de catering și decoruri.
Coordonarea desfășurării evenimentului
Cu o zi înainte de eveniment se face o repetiție generală și se pun la punct ultimele detalii, sarcini și responsabilități, pentru ca în ziua cea mare totul să meargă ca pe roate, printr-un adevărat efort de echipă.
Sfaturi utile pentru organizarea unui eveniment
Reușita unui eveniment depinde în primul rând de rigoarea organizării, apoi de câteva subtilități care dau stil și fac remarcată o reuniune față de celelalte adunări similare:
Personalizarea comunicării
Sunt multe evenimente la care participă cam aceiași oameni. Pentru a reuși să atragă atenția și să fie memorabilă, este necesar ca o reuniune să fie adaptată la protagoniști. De aceea organizatorii trebuie să adauge o notă de creativitate la mesajele transmise către publicul țintă.
Adăugarea unei note de originalitate
Perfecțiunea stă în detalii, iar succesul unui eveniment se bazează pe detalii surpriză, care să-i impresioneze pe invitați și să aducă o notă de originalitate întregii acțiuni. Pot fi elemente de decor, speakeri faimoși, o tematică neașteptată, un meniu exotic sau un moment artistic de excepție.
Luați în considerare aceste sfaturi și urmați toți pașii din planul de organizare a unui eveniment, ca să aveți succesul dorit și să realizați momente reușite, pe care invitații să și le amintească cu plăcere.
