Calcularea costului curent pentru fiecare imprimare (cost-per-print) oferă un punct de plecare pentru administrarea costurilor totale ale unei companii. Acest calcul va oferi o imagine de ansamblu asupra a cât plătește organizația ta pentru a imprima zilnic, săptămânal, lunar sau anual, în funcție de calculele dorite.
Datorită evoluțiilor tehnologice actuale și a câtorva schimbări în obiceiurile de la locul de muncă, activitatea de imprimare a devenit una dintre cele mai bune și surprinzător de eficiente modalități de a reduce rapid costurile de afaceri.
Există multe modalități pentru optimizarea și reducerea costurilor de imprimare destul de simple și care pot fi integrate in-house de angajații companiei, de echipa de management sau de departamentul de IT. Cu toate acestea, pentru soluții mai complexe cu rezultate pe termen lung, este esențial să colaborezi cu un furnizor expert de servicii de gestionare a imprimării, precum Roel.
Ce înseamnă să optimizezi costurile de imprimare în compania ta?
Pe scurt, optimizarea mediului de imprimare din compania ta se referă la implementarea unor soluții integrate de imprimare destinate să reducă cheltuielile aferente, crescând, în același timp, productivitatea.
Atunci când colaborezi cu un furnizor puternic precum este Roel, următorii pași pot fi implementați pentru optimizarea costurilor de imprimare:
Evaluarea mediului de imprimare în companie
De asemenea, o evaluare poate identifica potențialele riscuri de securitate în mediul de imprimare curent.
Controlul costurilor
Multe organizații nu înțeleg care sunt costurile lor reale de imprimare.
Costurile de imprimare nu includ doar echipamentele aferente, consumabilele și întreținerea. Companiile trebuie, de asemenea, să ia în considerare costul hârtiei irosite, resursele IT și costurile cu energia asociate utilizării echipamentelor. Odată ce aceste costuri sunt înțelese, companiile pot implementa un plan pentru a controla cheltuielile reale ale mediului lor de imprimare.
Prin crearea și implementarea planului, ar trebui:
- Să poată fi anticipate costurile viitoare;
- Să se automatizeze consumabilele și resursele de aprovizionare.
Standardizarea și alegerea corectă a echipamentelor
O evaluarea va ajuta la identificarea dispozitivelor de imprimare vechi și redundante care pot fi eliminate. Aceste echipamente necesită adesea mai multă întreținere și sunt mai puțin eficiente din punct de vedere energetic, implicând mai multe costuri în general.
În plus, standardizarea pe mai multe dispozitive creează consecvență și un management mai ușor pentru angajații de la birou și pentru cei care lucrează de acasă sau în regim hibrid.
Monitorizare la distanță
Monitorizarea la distanță este o caracteristică modernă și nu poate fi aplicată pentru echipamentele de imprimare vechi, outdated. În schimb, permite gestionarea de la distanță a tuturor dispozitivelor de imprimare moderne de birou, inclusiv a imprimantelor multifuncționale, dar și a imprimantelor de producție cu toner, cu laser și cu jet de cerneală (inkjet).
Monitorizarea și gestionarea de la distanță sunt esențiale în identificarea domeniilor de optimizare, deoarece poți anticipa când sunt necesare achiziția consumabilelor noi și întreținerea, ajutând la minimizarea timpilor de nefuncționare și la eficientizarea resurselor IT valoroase.
Securitate
Întreabă orice proprietar de afaceri ce îl ține treaz noaptea, iar elementul de securitate va fi în partea de sus a listei sale. Pe scurt, nu este suficient doar să te asiguri că dispozitivele de imprimare sunt sigure la birou.
Pe măsură ce tot mai mulți angajați utilizează echipamentele de imprimare de la distanță, trebuie să te asiguri că setările de securitate sunt activate, gestionate și monitorizate pe toate dispozitivele de imprimante ale companiei. Astfel, datele vor fi în siguranță și protejate de potențialii hackeri.
Cum să optimizezi costurile de imprimare în companie utilizând calculul cost-per-print
Am vorbit la început despre importanța cunoașterii costurilor pentru fiecare imprimare și ce rol joacă aceasta în reducerea cheltuielilor și îmbunătățirea productivității generale.
Desigur, cea mai bună metodă de calcul a costurilor pentru fiecare imprimare este să apelezi din nou la furnizorul de imprimare pentru instalarea unui software inteligent care monitorizează imprimările în timp real. Această metodă va produce cele mai precise rezultate.
Află cum și când ar trebui să apelezi la imprimarea contractuală.
Opțiunea alternativă este de a aduna informațiile necesare manual și de a face calculul pe cont propriu. Iată cum:
- Determină producătorul imprimantei/imprimantelor folosite și numărul modelului. Calculele cost-per-print variază în funcție de tipul de imprimantă și producător. Prin urmare, determină aceste informații înainte de a începe calculul;
- Determină randamentul pentru fiecare cartuș utilizat. Majoritatea producătorilor împărtășesc cifrele privind randamentul paginilor în descrierea echipamentelor și, adesea, aceste informații pot fi găsite pe partea laterală a ambalajului cartușului de toner. Sunt furnizate cifre diferite privind randamentul paginilor pentru imprimarea alb-negru și color;
- Determină prețul fiecărui cartuș. Dacă dorești să calculezi costul exact de imprimare, va trebui să identifici costul cartușelor pe care le utilizezi pentru fiecare echipament. Este posibil să ai nevoie de asistență din partea contabilității pentru a obține aceste detalii. Pentru a determina costul alb-negru de imprimare, vei avea nevoie doar de prețul cartușului de toner negru. Pentru color, vei avea nevoie de costul tuturor cartușelor: negru, cyan, magenta și galben.
La prima vedere, ai putea crede că toate cheltuielile de imprimare sunt evidente (echipamente, întreținere, consumabile). Aceste costuri pictează doar o parte din imagine. Costurile reale de imprimare includ, de asemenea, și costurile adiacente precum ratele de activitate ale angajaților și ciclul de viață al echipamentului.
Să aruncăm o privire rapidă la fiecare dintre acestea:
- Echipament - costul de achiziție care poate fi un preț integral de achiziție, un contract de leasing sau un contract de cost per pagină;
- Consumabile - cheltuieli în curs de desfășurare care includ toner, hârtie și alte suporturi de imprimare;
- Mentenanță și suport - contracte lunare de servicii sau taxe unice de întreținere;
- Ratele de activitate - timpul petrecut de angajați pentru a imprima, pentru a comanda consumabile, pentru a programa întreținerea echipamentelor etc.;
- Ciclul de viață al echipamentului - amortizarea plus disponibilitatea unor echipamente noi, mai bune.
Colectarea manuală a tuturor acestor informații poate fi consumatoare de timp. Colaborează cu experții Roel pentru optimizarea costurilor de imprimare și creșterea productivității companiei tale!
